Agenda Algemene Ledenvergadering
Algemene Ledenvergadering d.d. maandag 13-06-2016 om 20.00 uur.
1) Opening door de voorzitter;
2) Ingekomen en uitgaande stukken;
3) Notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 17-11-2015;
4) Concept begroting 2016-2017;
5) Mededelingen van de diverse commissies;
- Seniorencommissie
- Jeugdcommissie
- Financiën
- Sponsor-, PR- & Mediacommissie
- Onderhoudscommissie
- Oud Papier
- Zaalcommissie
- Technische commissie
- Barcommissie
- Score
- SBGB
- Scheidsrechterscommissie
- F-Side
6) Bestuursverkiezing;
- Aftredend en herkiesbaar:
- Hans Boer Voorzitter
- Gerben Schouten Vice-voorzitter
- Aftredend en niet herkiesbaar:
- Robin Koetsier Secretaris
- Michel Wolvers Algemeen Bestuurslid
- Ruben van Dijk Algemeen Bestuurslid
- Toetredend:
- Ingrid Bakker Secretaris
- Jan Hogeveen Algemeen Bestuurslid
7) Rondvraag;
8) Sluiting.
Notulen Algemene Ledenvergadering 17-11-2015
1.Opening
Voorzitter Hans Boer opent de vergadering om 20:05 en heet iedereen van harte welkom. Daarnaast geeft Hans aan dat het de bedoeling van het bestuur is om de rust te bewaren in deze onrustige tijden en dat hij hoopt dat de leden hier ook naar streven.
Er zijn afmeldingen ontvangen van Fred van der Weiden, Arie Vrolijk, Cees Wijhenke, Cor Brunt en Fred van der Meer.
2. Ingekomen en uitgaande stukken
Arie Vrolijk heeft een brief ingezonden en deze zal bij het agendapunt van de barcommissie behandeld worden.
3.Ontwikkelingen binnen vereniging
Extra kleedkamers
Het tekort aan kleedkamers speelt al enige tijd binnen de vereniging. De gemeente Kaag & Braassem wil een aantal porto-cabins ter beschikking stellen, die omgebouwd kunnen worden tot kleedkamers. Hier zijn echter wel kosten aan verbonden, met name transport- en verbouwingskosten. Er wordt daarom ook gekeken naar andere opties, zoals zelf bouwen. Het is de bedoeling dat de verschillende opties voor de kerst zijn uitgewerkt, met een duidelijk beeld van de kosten en duurzaamheid per optie. Er zal ook gekeken worden of er nog subsidies aangevraagd kunnen worden. In principe wil men in het voorjaar van 2016 al een begin gaan maken met de uitvoering van de beste optie. Hans van der Neut geeft aan dat voor de uitvoering goedkeuring bij de leden gevraagd zal moeten worden, i.v.m. de hoogte van de investering. Dit kan door tussentijds een extra ALV te organiseren.
Kleedkamers sporthal
Het gebruiksrecht van de twee kleedkamers van de sporthal loopt af per juli 2016. Er ligt een nieuwe overeenkomst voor vijf jaar klaar. De Sporthal is bereid om deze overeenkomst eerder te beëindigen als VVW eerder nieuwe kleedkamers heeft. Of het aantal kleedkamers dan voldoende is, hangt af van de groei van de vereniging. De huur bedraagt 1.600,- euro per jaar, exclusief schoonmaak. De leden geven aan dat dit veel geld is, maar dat de vereniging ook geen keuze heeft, en stemmen voor.
VOG
Om de veiligheid op de vereniging te vergroten is de VOG geïntroduceerd. Het is de bedoeling dat alle vrijwilligers deze aanvragen. Dit is gratis, zowel voor de vrijwilliger als voor de vereniging. Wat er gebeurt met vrijwilligers die geen VOG krijgen of willen aanvragen is nog niet duidelijk, hier zal nog een standpunt door het bestuur over worden ingenomen. Edward heeft inmiddels met alle commissievoorzitters gesproken en zij zullen het met hun vrijwilligers bespreken.
Vertrouwenspersoon
Daarnaast is er ook een vertrouwenspersoon aangesteld, te weten Jasper van Schaik. Voor persoonlijke problemen (zoals ongewenste intimiteiten, intimidatie, pesten) kan men naar hem toe stappen. Jasper heeft geen ervaring als vertrouwenspersoon bij een vereniging, maar heeft door zijn werkzaamheden als pastoor wel ervaring met het voeren van vertrouwelijke gesprekken.
Energiecontract
Er is vorig jaar een contract afgesloten met Van Helder voor de levering van energie. Dit heeft vorig seizoen voor een kostenverlichting gezorgd. Dit jaar zijn de tarieven weer gedaald, maar de invloed hiervan zal pas bekend worden bij de jaarrekening.
Jubileum
De datum voor de viering van het jubileum 70 jaar VVW is vastgesteld op 4 juni 2016. Er is door de F-Side met diverse commissies gesproken over de invulling van deze dag. Het streven is om het kostenneutraal te houden. De voorbereidingen zijn in volle gang en in december/januari zal er meer informatie gegeven worden via de verschillende kanalen.
4. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 15 juni 2015
De toezegging van de Rabobank voor een bepaald bedrag t.b.v. het pupillenveld mist in de notulen. Na deze opmerking worden de notulen vastgesteld.
5. Financieel verslag seizoen 2014 - 2015
Penningmeester Edward van Dijk licht het exploitatieoverzicht toe. De lasten staan per commissie genoteerd bij het afgelopen jaar, omdat er met budgetten voor deze commissies gewerkt gaat worden. De inkomsten nemen over het algemeen af en dit is een trend binnen alle verenigingen. De uitgaven staan wel per commissie genoteerd, maar zij hadden hier nog weinig invloed op, omdat zij nog geen budget hadden. Het exploitatieresultaat komt uiteindelijk neer op 0,- en dat is ook begroot. Bij een volgende presentatie van dit overzicht zal ook de begroting van het huidige seizoen meegenomen worden.
De balans toont een gezonde situatie. De bestemmingsreserve (7.295,- euro) is het geld dat binnen is gehaald voor de kleedkamers (d.m.v. koeschijten e.d.), dat geld staat nog steeds op een aparte rekening en daar blijft het ook staan.
6. Verslag van de kascontrolecommissie
Hans van der Neut geeft aan dat de kascontrolecommissie akkoord is en het verzoek indient om de Financiële Commissie decharge te verlenen. Alle leden zijn akkoord.
7. Verkiezing nieuw lid van de kascontrolecommissie
Hans van der Neut zal uit de kascontrolecommissie treden en er moet een nieuw lid gekozen worden. Ed van Venrooy stelt zich hiervoor beschikbaar en wordt gekozen als nieuw lid van de commissie, die verder bestaat uit Daan Petri en Bob van de Geijn.
8. Begroting 2015 – 2016
Er zitten wat kleine verschillen tussen de werkelijkheid van vorig seizoen en de begroting van het huidige seizoen. Dit komt doordat bepaalde kosten op voorhand al van de baten zijn afgetrokken. Bij de volgende ALV zal de begroting beter vergelijkbaar gemaakt worden met de balans.
André Vrolijk geeft aan dat er voor het onderhoud reserves opgebouwd moeten worden. Dit is pas mogelijk als er een bedrag boven de 0,- euro over blijft en dat is de afgelopen seizoenen niet gebeurd.
Er is behoefte aan transparantie in de kosten van de Technische Commissie, met name in de vergoedingen voor trainers. Het klopt dat er trainers betaald worden/vergoedingen krijgen, maar er wordt aan gewerkt om vrijwilligers op te leiden om deze kosten zo laag mogelijk te krijgen. De vereniging ontkomt er niet aan dat er voor bepaalde werkzaamheden/functies betaald moet worden.
De leden stemmen in met de begroting.
9. Kledingplan
Het huidige contract met de kledingleverancier (Bahlmann) loopt af en het voornemen is om een kledingfonds op te richten. Hierbij wordt de kleding door de vereniging opgekocht bij een leverancier en de leden (junioren en senioren) kunnen dit tegen een vergoeding kopen. Dit is een behoorlijke investering voor de vereniging. Het voordeel is dat iedereen in hetzelfde, betaalbare tenue loopt. Er wordt momenteel nog gekeken naar de mogelijkheden en het is de bedoeling dat er voor het einde van dit seizoen duidelijkheid over is.
10. Mededelingen van de diverse commissies
Seniorencommissie
Er spelen dit seizoen 5 seniorenteams, 1 damesteam en 2 veteranenteams namens VVW. Het tweede veteranenteam is nieuw. De bezetting van de teams is goed, maar het aantal reserveleden is wel gedaald. Er spelen geen teams meer in het bekertoernooi, maar in de competitie draaien de teams over het algemeen goed.
Jeugdcommissie
De jeugd bestaat dit seizoen uit 21 jongensteams en 2 meisjesteams. Bij de bekerwedstrijden zijn de teams ambitieus ingedeeld, maar dit is door de vereniging en KNVB gecorrigeerd voor de competitie, waardoor iedereen op het juiste niveau lijkt te zitten.
Er zullen dit seizoen vier jeugdtoernooien georganiseerd worden door de VVW, voor de E&F, C&D, A&B en Meisjes/Dames.
Financiën
De facturering van de contributie is de afgelopen zomer deels per mail gegaan en er wordt gekeken naar de mogelijkheden voor automatische incasso.
Sponsor-, PR- & Mediacommissie
Er is een nieuwe sponsor voor het E&F-toernooi gevonden, te weten Domino’s. Er is ook een sponsor gevonden voor de trainingspakken van de jeugdtrainers (fa. Lek). Er zijn diverse organisaties die bereid zijn om teams te sponsoren, daar wordt nog mee onderhandeld.
De nieuwe website is sinds oktober online en biedt meer mogelijkheden met betrekking tot adverteren. De nieuwe website is ook toegankelijker voor de leden en er volgt nog een uitleg over het beter gebruik maken van de website, door spelers, teams en commissies.
Er komen clubtv’s in de kantine te hangen, maar het is nog niet duidelijk waar en wanneer. Hier zal o.a. club- en sponsorinformatie op te zien zijn.
Onderhoudscommissie
André Köster heeft inmiddels met de betrokken partijen gesproken en zal binnenkort weer het gesprek met hen aangaan om te kijken wat er in de (nabije) toekomst nodig is, mede om budgetten vast te stellen. De nadruk ligt de komende periode op de kleedkamers.
Oud Papier
Het huidige contract is aflopend en er wordt gekeken naar een nieuw contract. De ploeg die het oud papier momenteel dagelijks verwerkt verouderd en er komen geen nieuwe mensen meer bij en dat is zeker aandachtspunt. Wellicht dat bij een nieuw contract met een afvalverwerker iets afgesproken kan worden.
Zaalcommissie
Er spelen dit seizoen 7 zaalteams namens VVW en verder zijn er geen ontwikkelingen.
Technische commissie
Harry van der Weiden is vervangen door Fred van der Meer. VVW1 heeft nieuwe trainer en de spelersgroep en de trainer moeten nog aan elkaar wennen. VVW2 heeft Arjan Dijkshoorn als nieuwe leider en Jur Geus als trainer. O23 wordt begeleidt door Jur Geus en Barry Buntsma. Bij A1 moesten spelers en trainer ook aan elkaar wennen, maar loopt het inmiddels.
Barcommissie
Het uiterlijk van de bar is de afgelopen periode onder handen genomen, om de bar aantrekkelijk te houden. De communicatie hierin is tekortgeschoten, o.a. richting de onderhoudsploeg. Er zijn inmiddels gesprekken geweest om hier opheldering over te geven.
Arie Vrolijk heeft een brief ingezonden m.b.t. deze aanpassingen. Hierin wordt aangegeven dat hij het niet eens is met de verbouwingen en dat hij zich afvraagt hoe de aanpassingen bekostigd zijn. Michel Wolvers geeft aan dat de barcommissie de kosten grotendeels zelf opgebracht heeft en dat er middels andere acties ook geld opgehaald is. Het geld voor de kleedkamers staat nog steeds op een aparte rekening en is niet voor de aanpassingen gebruikt, evenals het geld van de Grote Clubactie.
Score
Robin Koetsier is gestopt als hoofdredacteur van de Score en Daan Petri heeft deze taak van hem overgenomen. De redactie zal nog worden versterkt met een derde persoon, maar het is nog niet duidelijk wie dat is.
SBGB
Er zijn momenteel geen ontwikkelingen te vermelden over de Stichting Beheer Gemeentelijke Buitensportaccommodaties.
Scheidsrechterscommissie
Door de groei van het aantal teams moesten er ook meer scheidsrechters komen. Begin van dit seizoen is er een cursus van de KNVB voor pupillenscheidsrechters geweest. Tot en met januari wordt de BOS-cursus gegeven, waar vier scheidsrechters van VVW aan meedoen.
Er zijn veel jeugdscheidsrechters en de commissie doet z’n best om hen ook goed te begeleiden.
Er is in uniforme kleding geïnvesteerd.
F-Side
De Hollandse Middag was zeer geslaagd en verder is de F-Side druk bezig met de voorbereidingen voor het jubileum en de nieuwjaarsreceptie.
11. Bestuursverkiezing
Edward van Dijk is aftredend en herkiesbaar. De leden stemmen in met een tweede termijn en Edward wordt herkozen als penningmeester.
De termijn van Ruben van Dijk, Michel Wolvers en Hans Boer loopt bij de volgende ALV af. Ruben en Michel hebben al aangegeven zich niet herkiesbaar te stellen, Hans heeft hier nog bedenktijd voor nodig.
12. Rondvraag
- Eldert van Luling heeft een voorstel voor de invulling van het gastheerschap op de bestuurskamer op zaterdag. De ontvangst van de scheidsrechters wordt steeds minder relevant en Eldert adviseert het bestuur om Cees Wijhenke te vragen om een rooster te maken voor in de bestuurskamer. Hans Boer geeft aan Cees hiervoor te benaderen.
- André Vrolijk vraagt of er al meer duidelijkheid is over de subsidie voor de zendmast. Aad van der Linde geeft aan dat de vergoeding blijft doorlopen op het oude niveau en dat de gemeente nog bezig is met de nieuwe besluitvorming rondom dergelijke subsidies, maar wanneer hier duidelijkheid over is, is nog niet bekend.
- André Vrolijk geeft aan dat het Rabo-fonds nog een jaar beschikbaar is, tot november 2016. Dit fonds is alleen bedoeld voor de financiering van een (deel van) een kunstgrasveld. Over de invulling hiervan moet nog nagedacht worden.
- Hans van der Neut vraagt of er nog iets gedaan wordt met het beleidsplan dat door het vorige bestuur is opgesteld. Hij adviseert daarnaast om een SWOT-analyse maken, zodat de kansen en bedreigingen voor VVW duidelijk zijn. Hans Boer geeft aan dat het bestuur hier iets mee gaat doen.
- Hans van der Neut geeft aan dat de aankondiging van de ALV te laat op de website stond.
13. Sluiting
Voorzitter Hans Boer sluit de ALV om 23:20 en biedt de aanwezige leden een drankje aan.
